Tilbake til oversikt

Reiseregning – hva er kravene?

23.10.2018 (oppdatert 22.10.19)
Av:
Tore Lamborg

Det er strenge krav til innholdet i en reiseregning, og disse kan for mange virke omfattende. Hva er de faktiske kravene?

Når ansatte er på reise i forbindelse med yrket og skal få godtgjort utgifter til reisen på grunnlag av standardiserte satser, for eksempel bilgodtgjørelse, diettgodtgjørelse eller nattillegg, skal kostnadene være dokumentert med en fortløpende oppstilling. Det er ikke noe i veien for at flere reiser samles på en og samme reiseregning,så lenge tidspunktet for, formålet med og kostnadene vedrørende den enkelte reise spesifiseres. Det er strenge krav til innholdet i en reiseregning, og disse kan for mange virke omfattende.

Hva er de faktiske kravene?

En reiseregning skal inneholde opplysninger om:

·      Arbeidsgivers navn og adresse

·      Arbeidstakers navn, adresse og skriftlig eller elektronisk underskrift

·      Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst

·      Formålet med reisen

·      Hvilket arrangement arbeidstaker har deltatt på.

 

Arbeidstakerens navn, adresse og underskrift: Både navn og adresse skal fremgå av reiseregningen, selv om opplysningene ligger inne i lønns- og personalsystemet og enkelt kan hentes ut herfra. Reiseregningen skal være signert av arbeidstaker.

 

Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver yrkes-/tjenestereise:Det er viktig at både dato og klokkeslett påføres reiseregningen fordi godtgjørelsen beregnes ut fra antall timer reisen har vart.

 

Formålet med reisen: Formålet skal angis så presist som mulig for hver enkelt reise.

 

Arrangement:For et arrangement vil det typisk foreligge et program, i forbindelse med et kurs, et seminar eller en konferanse arrangert av eksterne (men kan også væreinterne arrangementer).

 

Ved overnatting skal i tillegg følgende opplysninger oppgis:

- navn og adresse på overnattingssted/utleier (gjelder ikke når det utbetales ulegitimert nattillegg, f.eks. ved privat overnatting), og ved flere overnattingssteder også dato for   overnattingene, og

- typelosji fordelt på hotell, pensjonat eller annet nærmere angitt, og angivelse av om overnattingsstedet har kokemulighet.

 

Alle oppstillinger og reiseregninger skal oppbevares som bilag til arbeidsgiverens regnskap.

 

Refusjon av utgifter

I henhold til bokføringsloven er det et tydelig dokumentasjonskrav for å få reiseutgifter dekket av arbeidsgiver. Den ansatte må levere kvitteringer eller annen dokumentasjon med bilag.

Når kvitteringer mangler på småutgifter som f.eks. parkering, buss o.l. kan en allikevel få refundert sine utlegg ved å levere en underskrevet reiseregning, som angir kommunikasjonsmiddelet som er benyttet og billettpris på strekningen.

 

Refusjon av utgifter til kost – dokumentasjonskrav

Ved refusjon av bevertningsutgifter skal det fremgå formålet med bevertningen, navnet på de personer som bevertningen omfatter og navnet på den virksomheten de representerer.

I henhold til merverdiavgiftsloven § 8 – 3 første ledd er det ikkefradragsrett for inngående mva. på utgifter til kost til virksomhetens innehaver, ledelse eller ansatte.

 

Refusjon av utgifter til overnatting – dokumentasjonskrav

Kjøp av overnattingstjenester til bruk i avgiftspliktig virksomhet har fradragsrett for inngående mva. på overnattingen. Dersom overnattingen gjelder representasjon eller sosiale arrangement vil det ikke være fradragsrett for mva.

Overnatting og servering, samt mva. må spesifiseres hver for seg.

  

Diettgodtgjørelse:

Diettgodtgjørelse med overnatting:

Ved overnatting må reiseregningen også inneholde opplysninger om:

·      Navn og adresse for overnattingssted

·      Type overnatting (hotell, pensjonat, eller privat innkvartering)

Bilgodtgjørelse

Arbeidstakere som benytter egen bil til yrkes- og tjenestekjøring,kan få utbetalt bilgodtgjørelse

Ved krav om bilgodtgjørelse må reiseregningen inneholde de normale opplysningskravene for en reiseregning og de skal også inneholde:

·      Fremstilling av reiseruten med angivelse av utgangs- og endepunkt, lokal kjøring på oppdragsstedet og årsaken til eventuelle omkjøringer

·      Totalt utkjørt distanse, beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller

·      Navn på passasjer det kreves passasjertillegg for.

Det er ikke noe krav om å oppgi kilometerstanden ved reisens start og slutt.

 

Oversikt over satser:

Egen bil                            Statens sats (pr.km)      Skattefri sats (pr. km)

Egen bil                                          kr.4,03                             kr. 3,50

EL-bil                                              kr.4,03                             kr. 3,50

Tillegg for passasjerer                    kr.1                                   kr. 1

Tillegg for kjøring på
skogs- og anleggsvei                     kr.1                                   kr.1

Tillegg for bruk av                        
tilhenger eller utstyr/bagasje          kr.1                                    kr.1
bilen (over 150kg/0,5 m3)          

 

Man har rett til å kreve 4.03 kr. pr. kilometer, de siste 53 ørene vil da bli skattepliktig for arbeidstakeren. Dersom man ikke har gode regnskapssystemer til å fange opp dette så kan fort arbeidet med å innberette denne skattbare andelen koste mer enn det man faktisk får ekstra utbetalt så her kan det være lurt å sjekke opp dette før man lager reiseregningen.

Ta kontakt for mer informasjon

Ta kontakt med oss for mer informasjon om denne artikkelen.
Tilbake til oversikt